"Terima kasih infonya, Kak. Nanti saya diskusikan dulu dengan keluarga."
Kalimat ini sangat akrab bagi admin travel umroh. Setelah itu, chat sunyi. Sebagian besar travel tidak pernah menghubungi calon jamaah itu lagi, dan beberapa bulan kemudian mereka berangkat bersama travel lain.
Padahal keputusan umroh memang butuh waktu. Dari bertanya sampai DP bisa memakan satu hingga enam bulan. Calon jamaah yang diam belum tentu tidak tertarik; mereka sedang menabung, berdiskusi dengan keluarga, atau menunggu cuti.
Kenapa calon jamaah berhenti membalas?
- Harga di luar perkiraan, tapi malu bertanya soal cicilan
- Masih membandingkan dengan travel lain
- Menunggu persetujuan keluarga atau pasangan
- Belum yakin travelnya bisa dipercaya
- Lupa, karena chat Anda tenggelam di antara chat lain
Follow-up yang baik menjawab alasan-alasan ini satu per satu, bukan sekadar bertanya "jadi, Kak?"
Jadwal follow-up yang masuk akal
Ritme yang banyak dipakai adalah hari ke-3, ke-7, dan ke-14 setelah chat terakhir. Setiap pesan membawa nilai baru, bukan pengulangan.
Hari ke-3: Bantu menghilangkan hambatan
Assalamualaikum, Kak. Kemarin Kakak sempat tanya paket Februari. Kalau berkenan, paket ini juga bisa dicicil, Kak. Mau saya kirimkan simulasinya?
Hari ke-7: Berikan bukti dan kabar terbaru
Assalamualaikum, Kak. Sekadar kabar, rombongan kami bulan ini baru pulang, alhamdulillah lancar. Untuk paket Februari, sisa kursinya tinggal 6. Kalau ada pertanyaan dari keluarga, saya siap bantu jelaskan.
Hari ke-14: Pintu tetap terbuka
Assalamualaikum, Kak. Tidak apa-apa kalau belum sekarang. Kalau nanti rencananya berubah ke bulan lain, kabari saja ya, Kak. Semoga dimudahkan niat umrohnya.
Pesan terakhir ini penting: sopan, tidak memaksa, dan meninggalkan kesan baik.
Aturan penting follow-up lewat WhatsApp
- Jangan menyebut sisa kursi yang tidak benar demi menekan calon jamaah.
- Hormati permintaan berhenti. Kalau calon jamaah bilang tidak berminat, catat dan jangan dihubungi lagi.
- Gunakan template resmi bila menghubungi setelah lewat 24 jam dari pesan terakhir mereka. Ini aturan WhatsApp Business Platform.
- Catat alasan calon jamaah menunda, supaya follow-up berikutnya relevan.
Mencatat prospek supaya tidak ada yang terlewat
Masalah follow-up jarang soal kalimat; lebih sering soal lupa. Ketika chat masuk ratusan per hari, mustahil mengingat siapa yang harus dihubungi kapan. Travel perlu daftar prospek yang tercatat rapi: nama, kota, jumlah orang, bulan rencana, sumber iklan, dan tahapnya (tanya, tertarik, booking, DP).
Kloter AI mencatat data prospek dari percakapan WhatsApp ke dalam daftar jamaah, sehingga admin bisa melihat siapa yang masih di tahap tertarik dan perlu disapa lagi. Pesan ke banyak prospek sekaligus bisa dikirim lewat broadcast WhatsApp dengan template resmi.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah follow-up berkali-kali tidak mengganggu? Tidak, selama setiap pesan membawa informasi baru dan Anda berhenti ketika diminta.
Kapan sebaiknya berhenti follow-up? Setelah tiga kali tanpa balasan, atau ketika calon jamaah meminta berhenti. Simpan datanya untuk penawaran musim berikutnya, dengan izin mereka.
Artikel ini disusun dengan bantuan AI dan ditinjau tim Kloter sebelum diterbitkan.
